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OneNote 应该如何使用

前言

OneNote 作为一款从 2003 年就出道的笔记软件,更新迭代多年,各种版本层出不穷。在 Office 2019 发布时甚至直接砍掉原本应该升级的 OneNote 2016,取而代之的是 OneNote UWP,真是应了那句话「好事多磨」。但是 OneNote 较它的兄弟们一直名声不显,各种问题也是层出不穷。这对于使用 OneNote 的小伙伴们来说更是遭受了一次次的煎熬与心理博弈。离开还是留下,这是一个值得思考的问题。那么接下来就带大家走进 OneNote,探究如何高效使用。

是模仿,更是超越

OneNote 来源于纸质笔记但又远远超越纸质笔记,可谓是「青出于蓝又胜于蓝」。要问它有哪些功能?

· 强大的富文本编辑功能,齐全但不繁杂

· 自由灵活的文本框,让你在杂乱无章与规规整整的边界游走

· 完善的标记管理系统,归类更方便,搜索更容易

· 表格嵌套,给你不一样的体验

· 数学公式转化,求解,绘图,不再为数学编辑而苦恼

· 不想打字?试试 office 听写,懒人必备

· 插件加持,如虎添翼

当然,功能虽好,可不要贪多哦。如何通过 OneNote 来提高我们的工作与学习效率才是关键。

界面功能齐全而不繁杂,分布合理有序

清晰的层级结构

相信每个习惯了纸质笔记的人初次见到 OneNote 的层级结构时,便会心生亲切之感,难以忘怀。「分区组,分区,页面,子页面」的鲜明层次非常符合日常认知,可以将纸质笔记本的分类顺延过来。这样的层级结构让知识系统十分清楚,上手即用,比起别的笔记应用来说,学习成本微乎其微,也不用过多思考「怎么分类、怎么打标签」的问题。

就我而言,我会为每个科目设置不同的笔记本,分区组里面为科目的章节,子页面则是每个章节的小单元。一般不会遇到层级不够用的情况,简单明了又顺手。

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笔记结构

强大的富文本编辑功能

不用学习 Markdown 语法,也不用了解各种样式,只要有 word 使用经验,就能无缝使用。强大的富文本编辑功能才是 OneNote 真正的灵魂所在。

OneNote 毕竟出身于 Office 名门,「加粗,倾斜,下划线,突出显示,字体颜色」等等文本样式一应俱全。或许你会抱怨 OneNote 没有 Word 强大的排版功能,但是对于经常在课堂上快速记录笔记的学生来说,这些功能很少用到,基本上都是默认样式写到下课。

课堂好帮手:录音

单说录音这一功能,手机备忘录都可以完成,那自然不足为奇。而 OneNote 的亮点则是「笔记和录音进行同步」。在录音时如果有输入文字,那么当结束录音后,鼠标放在文本段落前时,会出现播放按钮。点击播放,音频会自动跳转到输入文本时对应的音频,并进行播放。这就为不同的录音添加了一个标签,再也不用担心混乱的问题。

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笔记与录音同步

完善的标记管理,归类更方便,搜索更容易

很多人吐槽 OneNote 不能添加标签,殊不知它有一个更实用也更强大的「标记功能」。它的强大之处在于「可自定义,种类多样,搜索准确」,不是标签却胜似标签。选择需要的图标,并为之起上「名字」。当你下次要查看这一类内容时,只需要在搜索框进行搜索即可,范围可调,十分方便。

我常用的几个标签为:「⭐ 重要,❓ 问题, 提示, 扩展」,它们分别对应着「重要的定义,不懂的知识点,定义的详细解释,知识点的额外扩展知识」。在进行期末备考时,我常常会搜索出重要的知识点,重点复习。而课下我会通过查资料来完成解决疑难问题。这样不仅可以提高效率,还会让笔记更加的美观。

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自由灵活的文本框,在杂乱无章与规规整整的边界游走

每次向小伙伴安利 OneNote ,我首先提到的就是「自由灵活的文本框」。这是OneNote 的一大特色,也是很多人使用后难以忘记的原因。毕竟在学生时代就有很多人被老师教训道:做笔记不要老是工工整整,不然精力全在笔记上了,怎么听课?

「工整的笔记和认真听课」似乎不可兼得,当你遇到 OneNote ,一切皆有可能,它可以让你在杂乱无章与规规整整的边界任意游走。

老师讲课时总会对一个定义中的某个词儿进行详细的讲解,而你又不想在这个定义之间加上一大长串的说明,怎么办?面对这个场景,当你在使用 OneNote 时,完全不用慌张。鼠标滑倒空白处,开辟一个新的文本框,潇洒的输入后,再添加一个箭头,一个完美的备注轻松搞定。

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有同学反应,在挪动文本框时会明显感觉到像磁铁一样,不够丝滑。如果你也遇到了,不妨试试按住「Alt」再进行挪动。

海纳百川,有容乃纳 —— OneNote强大的插入功能

OneNote 的插入,只有你想不到的,没有它做不到的。图片,录音,录像,表格,各种附件等等。配合浏览器的剪藏插件,妥妥的一个收集箱。

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插入功能

剪藏插件,不仅仅是剪藏网页

对于笔记软件,剪藏是不可缺少的功能。OneNote 的剪藏不像别的软件,能用就行。它支持一些网站的视频的剪藏。OneNote 的剪藏很灵活,可以满足更多的需求。

我喜欢使用剪辑为「文章」的功能,因为这样剪辑后格式易读,更加明了。并且剪辑为文章的速度更快。而剪辑为「整页」的时候,速度更慢,剪辑后还会出现打不开的问题。这时候只能从 Web 端进行解决。

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简单又实用的文件插入

虽然很多笔记软件都有图片和表格的插入,但是 OneNote 在此基础上又做了更实用的功能:图片文字的识别与表格的嵌套。当把带有文字的图片放入 OneNote 后,只需要片刻,OneNote 的菜单项便会出现「复制图片文本」的选项。如果插入了文字不清晰的图片,OneNote 则无法识别,这个功能也不会出现。

不过我常用的天若 OCR 来替代,速度快,使用更方便。边看网课边记笔记时,我会将需要记录的知识点,通过天若 OCR 直接从屏幕识别,复制到 OneNote 中。

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PDF 插入——要说爱你真不容易

OneNote 最常用的插入文件应该就是 PDF,如果直接在 OneNote 上选择 PDF 进行插入,容易出现问题。具体表现为:要么闪退,要么弹出无法插入的提示框。

而正确操作为,使用专用的 PDF 软件打开 PDF,通过打印至「onenote」功能进行 PDF 的插入。这样在插入之前可以进行调整,选择项更多。

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数学公式转化、求解、绘图,不再为数学编辑而苦恼

OneNote 拥有着极好的数学公式的插入功能,并可以为方程求解与绘制图像。完全不需要学习额外的语法,数学编辑便可以轻松搞定。如果你不想实用键盘输入,也可以手写后,通过识别转换为数学公式。

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使用 OneNote 的诸多烦恼

没有十全十美的软件,各自都有各自的烦恼。OneNote 的优点虽多,可缺点也不少。我在使用过程中也遇到了很多的坑,有的可以轻松解决,有的却严重影响了使用体验。

玄学的同步功能

要说 OneNote 最影响使用体验的缺点,那就不得不提及它的同步。OneNote uwp 虽然使用了新的同步引擎,多设备同步的速度得到了很大的提升。但是它将用户笔记全部搬到云端的行为就决定了 OneDrive 会极大地影响 OneNote 的使用体验。

而OneDrive 的版本众多,个人版(个人版无国内国际之分),中国版的 OneDrive for business,国际版的 OneDrive for business等等,这让用户更加的迷惑。我的建议是,可以购买国际版的 OneDrive for business,在香港有 CDN,速度可以接受。不推荐中国版的 OneDrive for business,虽然这个服务器在中国大陆,但是因为账户的原因,会遇到登陆方面的问题。

另外, OneNote uwp 最常见的同步问题是:「服务器繁忙,情稍后再试」或「无法连接服务器」(虽然你的网络连接是正常的)。对于这个问题,我偶然间发现当它弹出这个提示信息时,在我输入文字后,其他设备上依旧可以实时同步。我不知道这是否为「幸存者偏差」,如果你也有这样的问题,不妨试一下。

单一的导入与导出方式

这一点从 OneNote uwp 出道开始就备受吐槽。它显然没有继承前辈 2016 的优秀基因,本地导出格式仅有 PDF 一种可选。并且无法创建本地笔记本,无法在本地直接进行笔记本的导入。或许是因为 OneNote 已经全面云端化,不少同学被这一缺点劝退。毕竟「没有方便的导入导出功能的笔记软件不是好软件」,在 UWP 上如果想要将笔记导出为其他格式是不可能的了。当然,最为任性的是完整笔记本导出后,解压文件为 「xxx.one」,只能使用 OneNote 打开。

但是我认为工具需要灵活运用,2016 与 uwp 可以相互补充,来实现 1+1 > 2 的效果。当我整理笔记时,会选择 OneNote 2016。在「数字珍宝」的加持下,效率要比 OneNote 高出很多。但当我在课堂快速记录笔记时,我往往使用 OneNote。因为它更轻便,同步速度更快。使用工具时,我们作为领导者要知晓手下工具的优缺点,统筹兼顾才能提高效率。

尴尬的笔记分享与字体问题

分享这个功能往往倍受限制与「关注」,暂且不说外部原因,OneNote 的分享有着自身的糟点。不能对单一的分区或页面进行分享,虽然可以开辟一个专门的分享笔记本或者对其他分区进行加密,但这种折衷的方法并不方便。另外你需要确保对方能够打开你的分享连接。

字体问题实际上并不难解决。只需要在 Windows 语言中添加 English,当你需要需要输入英文时,快捷键切换为英文输入法即可。相比于其他的办法,这个算是最没有技术含量与最简单易懂的了。

结语

我使用 OneNote 时间并不长,至今才2年光景。但是我一直在使用着,并不断地与它磨合。

我也期待过 OneNote 2019 ,但它却涅火重生。抛下沉重的外壳,一路走到了今天。我见到过它被踢出 office 家族,却又被再次接纳,它摆脱不掉的「office 家族」标签也不再是其发展的阻碍。微软的定位已经明确:Word 的文档办公,OneNote 的知识管理。

尽管它有着诸多问题,但是作为一个工具,术业有专攻,我认为它很棒。与OneNote 的相识让我明白,刻意的使用工具会适得其反。它在悄然改变我的生活,我也在不经意间融入到了 OneNote。

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2020-03-02